23. Política de Relatórios Semanais para CTO e Diretoria

23.1. Objetivo

Esta política estabelece diretrizes para a criação e entrega de relatórios semanais ao CTO e à Diretoria, visando fornecer uma visão clara e concisa do progresso, desafios e métricas-chave de todos os projetos e setores da empresa.

23.2. Escopo

Esta política se aplica a todos os setores e equipes de projeto da empresa, incluindo, mas não se limitando a, desenvolvimento, operações, qualidade, segurança da informação e gestão de produtos.

23.3. Prazos e Implementação

1. Plano de Coleta de Métricas:

   • Prazo: 4 dias úteis a partir da data de implementação desta política.
   • Cada setor deve apresentar um plano detalhado de como irá coletar e analisar as métricas relevantes.

2. Implementação do Plano:

   • Prazo: 10 dias úteis após a aprovação do plano pelo CTO.
   • Os setores devem implementar os mecanismos de coleta e análise de dados conforme o plano aprovado.

3. Entrega de Relatórios:

   • Frequência: Semanal
   • Prazo: Toda sexta-feira até às 17h00.
   • Formato: Documento padronizado conforme template fornecido.

23.4. Conteúdo do Relatório

O relatório semanal deve incluir, mas não se limitar a:

1. Resumo Executivo: Visão geral concisa dos principais pontos do relatório (máximo 200 palavras).

2. Métricas de Negócio: Número de usuários, receita, taxa de retenção, NPS, etc.

3. Métricas de Desempenho:

   • Progresso em relação aos OKRs e KPIs anuais.
   • Métricas de observabilidade (ex: tempo de resposta de sistemas, taxa de erros).
   • Métricas de produtividade (ex: velocidade do sprint, taxa de conclusão de tarefas).

4. Alocação de Recursos:

   • Utilização de recursos humanos e tecnológicos.
   • Prazos de alocação para novos projetos ou fases.

5. Status de Projetos:

   • Progresso atual vs. planejado.
   • Marcos atingidos e próximos marcos.
   • Riscos identificados e planos de mitigação.

6. Qualidade e Segurança:

   • Resultados de testes e auditorias.
   • Incidentes de segurança ou conformidade.
   • Status de implementação de controles ISO 27001.

7. Inovação e Melhorias:

   • Novas ideias ou iniciativas propostas.
   • Resultados de experimentos ou provas de conceito.

8. Desafios e Bloqueadores:

   • Problemas críticos enfrentados.
   • Decisões pendentes que requerem atenção da liderança.

9. Previsões e Planejamento:

   • Previsão de conclusão de projetos.
   • Necessidades futuras de recursos ou tecnologias.

10. Análise de Tendências:

    • Tendências de crescimento de usuários, receita e performance.

23.5. Formato e Entrega

1. O relatório deve ser conciso, focado em dados e insights acionáveis.
2. Utilize gráficos e visualizações de dados sempre que possível para facilitar a compreensão rápida.
3. O relatório deve ser entregue em formato digital, através de um sistema seguro de compartilhamento de documentos.
4. Todas as informações sensíveis devem ser classificadas e tratadas de acordo com a política de segurança da informação da empresa.

23.6. Responsabilidades

1. Líderes de Equipe/Projeto: Responsáveis pela coleta de dados e preparação inicial do relatório.
2. Gerentes de Departamento: Revisão e aprovação dos relatórios antes da submissão.
3. Equipe de PMO: Consolidação dos relatórios de diferentes setores em um único documento coeso.
4. CTO e Diretoria: Revisão dos relatórios e fornecimento de feedback.

23.7. Revisão e Melhoria Contínua

1. Esta política será revisada trimestralmente para garantir sua eficácia e relevância.
2. Feedbacks sobre o processo de relatório serão coletados mensalmente de todas as partes envolvidas.
3. Ajustes na estrutura ou conteúdo do relatório podem ser propostos e implementados após aprovação do CTO.

23.8. Conformidade e Segurança

1. Todos os relatórios devem estar em conformidade com as políticas de segurança da informação da empresa e regulamentos aplicáveis (ex: LGPD, GDPR).
2. O acesso aos relatórios deve ser estritamente controlado e auditado regularmente.
3. Qualquer violação desta política ou uso indevido das informações contidas nos relatórios estará sujeito a ações disciplinares.

23.9. Armazenamento e Organização dos Relatórios

Todos os relatórios semanais devem ser armazenados e organizados no Notion, em uma nova aba dedicada chamada "Relatórios Semanais CTO".

1. Crie uma estrutura hierárquica no Notion:

   • Relatórios Semanais CTO
     • Ano
       • Mês
         • Semana

2. Cada relatório deve ser nomeado seguindo o padrão: "AAAA-MM-DD - Relatório Semanal"

3. Configure permissões adequadas no Notion para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos relatórios.

23.10. Modelo de Relatório Semanal

Utilize o seguinte modelo para criar o relatório semanal: https://www.notion.so/Relat-rios-semanais-4dacdb9570dd4b0eab3cfd07a3440c35 (opens in a new tab)

23.11. Instruções para Preenchimento

1. Utilize dados quantitativos sempre que possível.
2. Inclua visualizações gráficas para métricas-chave e tendências.
3. Seja conciso e objetivo, focando em informações acionáveis.
4. Destaque variações significativas em relação à semana anterior.
5. Inclua links para documentações ou recursos adicionais quando relevante.

23.12. Processo de Revisão e Aprovação

1. O relatório deve ser preenchido pelo líder de equipe/projeto até quinta-feira às 17h.
2. O gerente de departamento deve revisar e aprovar até sexta-feira às 12h.
3. A equipe de PMO consolida todos os relatórios até sexta-feira às 15h.
4. O relatório final é submetido ao CTO e Diretoria até sexta-feira às 17h.

23.13. Considerações Finais

A implementação eficaz desta política de relatórios semanais é crucial para manter o CTO e a Diretoria informados sobre o progresso, desafios e oportunidades em todos os aspectos da empresa. Ao seguir estas diretrizes e utilizar o modelo fornecido, garantimos uma comunicação clara, consistente e acionável que suporta a tomada de decisões estratégicas e o crescimento contínuo da empresa.